Nusatimes.id – Peralihan sistem kepegawaian dari Kementerian Hukum dan HAM ke Kementerian Hak Asasi Manusia (KemenHAM) menjadi tantangan tersendiri dalam pengelolaan arsip dan dokumen Aparatur Sipil Negara (ASN). Untuk memastikan dokumen kepegawaian tetap tersimpan dan mudah diakses, Kantor Wilayah Kementerian HAM Sulawesi Tengah menghadirkan aplikasi DIKA (Digital Arsip Kepegawaian).
Upaya tersebut disosialisasikan secara daring melalui Zoom oleh Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum (Kabag TUM) Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah, Suzana Eva Silo, kepada seluruh ASN, baik Pegawai Negeri Sipil (PNS) maupun Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK), di lingkungan Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah serta wilayah kerja Gorontalo dan Sulawesi Utara, Jumat (13/11/2026).
Dalam pemaparannya, Suzana menjelaskan bahwa sebelumnya dokumen kepegawaian pegawai tersimpan melalui fitur dosir pada aplikasi SIMPEG Kementerian Hukum dan HAM. Namun, setelah proses migrasi ke SIMPEG Kementerian HAM, fitur dosir tersebut belum tersedia sehingga diperlukan sistem alternatif untuk menampung seluruh dokumen kepegawaian ASN.
Melalui DIKA, seluruh dokumen kepegawaian nantinya dapat dihimpun dalam satu sistem digital yang terintegrasi dan aman. Aplikasi ini memungkinkan setiap pegawai mengakses arsip digital pribadi, mulai dari riwayat pangkat, riwayat jabatan hingga profil kepegawaian.
“DIKA ini akan memuat seluruh data digital kepegawaian bagi seluruh pegawai. Karena itu, saya meminta seluruh ASN mengikuti proses ini dan segera melengkapi data yang dibutuhkan,” ujar Suzana.
Ia menjelaskan, aplikasi DIKA juga dilengkapi mekanisme pengajuan dan pengiriman dokumen untuk selanjutnya diperiksa serta diverifikasi oleh admin kepegawaian. Dengan demikian, dokumen yang diunggah oleh masing-masing pegawai dapat dikelola melalui proses administrasi yang lebih teratur.
Untuk mendukung penerapan sistem tersebut, seluruh ASN diminta segera melakukan pendaftaran akun dengan mengisi Nomor Induk Kependudukan (NIK) dan Nomor Induk Pegawai (NIP) sesuai petunjuk yang telah dibagikan melalui grup WhatsApp masing-masing wilayah kerja.
Setelah pendaftaran, akun pegawai akan melalui proses persetujuan oleh admin sebelum dapat digunakan. ASN juga diminta menyiapkan seluruh dokumen pendukung kepegawaian agar proses pengunggahan dan verifikasi dapat berjalan lancar.
Suzana menegaskan bahwa admin kepegawaian yang telah ditunjuk memiliki tanggung jawab untuk memeriksa dan menyetujui dokumen yang diajukan oleh masing-masing pegawai. Selain itu, tim efektif yang telah dibentuk di tingkat kantor wilayah maupun wilayah kerja diminta aktif mendampingi ASN selama proses pengumpulan dan pengunggahan dokumen.
“Untuk langkah awal, saya meminta seluruh ASN mengisi tautan yang sudah kami sampaikan melalui grup WhatsApp. Data tersebut kami harapkan dapat diselesaikan hari ini,” tegasnya.
Penerapan DIKA di lingkungan Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah beserta wilayah kerjanya di Gorontalo dan Sulawesi Utara diharapkan menjadi solusi dalam menjaga kelengkapan arsip kepegawaian di tengah perubahan sistem administrasi. Digitalisasi tersebut juga ditujukan untuk mempercepat pencarian dokumen, meningkatkan keamanan penyimpanan, serta menghemat waktu dan sumber daya.
Melalui sistem ini, pengelolaan arsip kepegawaian diharapkan semakin tertib, transparan, dan akuntabel, sekaligus mendukung terwujudnya pelayanan administrasi ASN yang lebih modern dan efektif.
